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    如何準備和利用好供方/認證審核,擁抱真正的食品安全?

    放大字體  縮小字體 發布日期:2020-11-23  來源:食農認證聯盟  作者: 認證小優  瀏覽次數:153
    核心提示:無論是第三方認證審核、客戶二方審核,還是內部審核,其實都是一個學習和獲得最佳反饋的機會,妥善的運用則可以改善您的經營情況和生產場所。所以,與其終日承受審核的壓力,不如把它們當作一個機會。但經歷過這么多審核后,還是有一些實用的技巧可以幫助大家在這些時候減少掉不必要的壓力。
     
      無論是第三方認證審核、客戶二方審核,還是內部審核,其實都是一個學習和獲得最佳反饋的機會,妥善的運用則可以改善您的經營情況和生產場所。所以,與其終日承受審核的壓力,不如把它們當作一個機會。但經歷過這么多審核后,還是有一些實用的技巧可以幫助大家在這些時候減少掉不必要的壓力。
     
      許多食品企業(小微企業)只依賴一個人來管理所有的危害分析和關鍵控制點(HACCP)、食品安全和質量合規活動,但實際上,如果您希望您的審核工作取得成功,并希望從審核工作中獲得更好的學習經驗,您必須確保團隊中的每個人都幫助準備審計審核工作并實施所需的糾正措施。在任何食品行業,食品安全不是一個人的責任,而需要團隊合作,才將真正促進食品安全文化的建設。
     
      審核前
     
      你可以盡量先去準確預測你的審核老師想要和誰說話。挑選關鍵崗位的員工,確保他們完全熟悉你們的食品安全操作規程。
     
      你甚至可以先做一些角色扮演。通過一些模擬練習,您的員工會在審核老師到來時感到更加自然和自信。所以,預演一下審核確實很有幫助。有時你不會注意到的一些小事,當你把自己放在一個審核員的位置上時就會留意到了。
     
      每個部門都應該準備自己的一套審核員可能會問的問題清單,并準備好答案和支持文件。這可以提前排練來獲得信心。
     
      審核中
     
      首先,確定你工廠的食品安全體系中的不同要素,挑選最適合的人來負責每一個要素。
     
      其次,如果你在車間行走或與審核員一起查看文檔和記錄時正好觀察到了一些不正確的地方,不要只是祈禱審核員不會發現它,要標記它并立即處理。這樣做不會顯示出你的系統中的弱點,相反,這種做法恰恰是在向審核員表明:及時發現和解決問題是公司文化的一部分。
     
      第三件事就是要誠實,尤其是在回答審核員的問題時。如果你不知道答案,而現場有人更有資格回答這個問題,那就去找他們來答。說謊對你不會有任何好處。這也可能適得其反——破壞整個審核工作,動搖審核員對你的生產運作的信任。
     
      在審核過程中,即便是非常了解自己職責的員工一旦被質疑時,也偶爾會崩掉,不知如何作答。這時候,“不要做眼神交流,期待最好的結果”——這是你的一些員工會在審核當天想到的處理方式。但這并不一定是這樣的。圖1描述了審計員通常在探尋什么。
     
      需要準備的材料
     
      為大家總結一些品控部門常被問到的問題以及需要提供的材料:
     
      問題:貴公司是否針對不同的工藝參數和產品測試規定了驗收和不驗收標準?
     
      文件:
     
      工藝參數的驗收標準
     
      過程監控記錄
     
      過程的程序
     
      產品測試報告
     
      問題:你是否準備了一個全面的檢驗檢測計劃,包括工作指導書,驗收標準,以及對不同類型的產品在來料檢驗、中間產品檢驗和成品檢驗階段的測試參數和格式?
     
      文件:
     
      檢驗檢測和質量控制計劃
     
      操作規程
     
      驗收標準
     
      來料檢驗記錄
     
      過程監測/檢測記錄
     
      成品檢驗記錄
     
      問題:你是如何檢查/驗證所有的關鍵產品,新開發的產品,或采購的材料?對每種產品文檔都是一樣的嗎?你們是如何檢測原材料的?
     
      文檔:
     
      關鍵產品、新開發產品和采購材料的檢驗/驗證程序
     
      原材料檢測、檢驗計劃和記錄
     
      檢測程序
     
      問題:您是否對員工進行過質量保證方面的操作規程和作業指導書的跟蹤培訓,以及各種產品測試的實驗室方法培訓?你收到過客戶的檢測方法嗎?
     
      文檔:
     
      培訓計劃和培訓記錄
     
      能力和技能要求
     
      測試方法和程序
     
      問題:你們如何對實驗室設備進行校準?如何保持校準?你如何控制和維護你部門的儀器?
     
      文檔:
     
      校準證書/記錄
     
      校準追溯文件
     
      校準方法
     
      飛行檢查(不預先通知的審核)
     
      飛檢對企業來說似乎是一個很大的負擔。但卻對整個行業的質量將起到極大促進作用。那些承諾食品安全和質量的制造商——這是大多數——因為那些偷工減料者而遭受損失。走捷徑的公司未來可能會面臨巨大的問題。任何時候,只要他們決定用不同于認證的方式生產,就會有一個審核員在門口。
     
      許多全球食品安全倡議GFSI下的標準要求進行飛檢,為了成功地面對未宣布的審計,請遵循以下提示和圖2中描述的提示:
     
      總結起來:
     
      1. 從外部看,場地應該總是整潔和專業的,應該有明確的標志讓審核員知道去哪里,該在哪停車。你要給人留下良好的第一印象,因為很多審核員在30分鐘內就會決定你的審核等級。
     
      2. 為審核員準備好管理包,如訪客健康聲明/問卷和工廠規則,工廠記錄紙夾板,筆,紙和手電筒,供審核員使用。
     
      3. 工廠所需防護服等PPE需要能夠便捷取用,多準備幾種尺寸供不同身形的人員使用。
     
      4. 引領你的審核員從低風險區向高風險區域走,這是正確的食品安全順序。讓審核員決定是否要采用不同的順序,并做好準備。審核應由車間經理或廠長領導,并由技術經理支持。
     
      5. 為了在飛檢時獲取更多信任,可以在您的車間上建立一個定期的模擬飛檢系統。為此,您可以利用外部專家審計團隊來幫助啟動飛行檢查,這樣您就可以在實踐中學習到最好的經驗并改進您的流程。
     
      6. 始終保持前提方案的良好執行。
     
      7. 進行正式的業務連續性計劃活動,確?紤]到最壞的情況,并開發可用于演習/模擬演習、操練和模擬的程序。等以后,這些過程將作為業務連續性策略的基礎。
     
      8. 通知和培訓所有參與飛行檢查的人員,以便他們能在飛檢發生時立即執行應盡職責。
     
      9. 沒有什么比練習更好的了?梢允褂媚M、演練、演習和場景來幫助培訓員工,以便您可以使用評估方法來了解他們是否能夠掌握飛檢的審核程序。
     
      10. 最后,在審核過程中要有有能力和自信的人在身邊。
     
      記住這些提示,你就可以順利地完成一次成功的審核,而不用承受那么多的壓力,并在事后實施任何必要的糾正措施。祝好運!

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    關鍵詞: 認證 審核
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